Tankevækkende eksperiment.

Som i alle projekter af denne art, er det som altid vigtigt at starte med en grundig analyse af muligheder og problemstillinger samt afstemme forventninger.

For kort at nævne:

• Formål.
• Målgruppe.
• Produkter.
• Service ydelser.
• Positiver.
• Negativer.
• Kompetencer.
• Uddannelse.
• Økonomi.
• Strategi.
• Planlægning.

Formål.
Hvad er målsætningen set fra en bestyrelses synspunkt.
Hvad er målsætningen for administrationen.
Hvilke opgaver vil bestyrelser have brug for. (referater, regnskaber, budget, post)
Hvilke metoder bruges i dag og er løsningerne ens landet over.
Hvor kan vi sparre penge og tid (porto, formularer, klagesager m.m.)
Hvor kan vi automatisere processer.
Og mange flere….

Målgruppe.
Er brugerne (bestyrelserne) klar til denne IT udvikling.
Ser brugerne dette som en fordel, eller har de en negativ indstilling til opgaven.
Har målgruppen udtrykt ønsker om en sådan løsning.
Hvor stor en del af bestyrelserne har udtrykt dette ønske.

Produkter:
Hvilke opgaver skal vi kunne løse.
Hvad skal løsningen indeholde.

Service ydelser:
Hvor får vi hjælp.
Hvordan får vi hjælp.
Hvilken hjælp kan vi forvente.
Hvem skal yde hjælpen, og hvornår.

Positiver.
De helt åbenlyse fordele ved at skabe et netværk afdelingerne imellem.
Sparre millioner på porto til og fra administrationen.
Elektronisk behandling af formularer, klager, ansøgninger m.m.
Bestyrelsers netværk med erfarings udveksling af problemstillinger og projekter.

Negativer.
Vi har allerede set, hvordan VM2 stjæler tid fra andre opgaver i afdelingerne. Hvordan administrationen stadigt ligger flere opgaver ud i afdelingerne, og ydelserne derfor forringes. Skal bestyrelserne nu også pålægges opgaver der før blev løst i administrationen?

Kompetencer.
Hvilke kompetencer skal bestyrelserne have.
Skal/kan det blive et krav at have IT kundskaber for at sidde i en bestyrelse.

Uddannelse.
Hvor får vi den nødvendige uddannelse, og hvor mange timer bruger vi på det?

Økonomi.
Hvis vi laver disse systemer, og ofrer tid og penge på hardware, installation, udvikling af systemer, Internet forbindelser, uddannelse, projektledelse og ikke mindst afsætter ressourcer til bruger kurser og support, har vi så reelt en besparelse ? og hvornår er investeringerne tjent ind ?
Hvem gavner besparelserne, bliver administrations omkostningerne lavere når
Bestyrelserne laver arbejdet ;-)

Strategi.
Hvornår, hvordan og i hvilken form skal systemerne implementeres.

Planlægning.
Hvem står for projektledelsen, og har de kompetencer til et projekt af denne art?
Skal vi (igen) ud at købe kompetence, projektledelse og hosting ydelser?

Dette er kun et udtræk af problemstillinger jeg med min IT projektledelse baggrund glæder mig til at se svar på, og der er utallige flere problemstillinger og målsætninger der skal belyses og afstemmes forventninger til.

Her har jeg slet ikke været omkring de ”bløde” værdier man kunne tænke sig i et sådan projekt eller portal.

Udveksling af erfaringer med konflikt løsninger, Integration, ude arealer, energi besparelse, socialt samvær, ide kataloger, klage sager, byggesager, arrangementer og mange flere.

Alt held og lykke med arbejdet !

Helge Winberg
Teknisk direktør.
Bestyrelses formand.
Organisations bestyrelses formand.