Kommissorium for Lejerbos IT-udvalg (Godkendt på Hovedbestyrelsesmødet tirsdag 30. januar 2007)
Det er udvalgets primære opgave at komme med forslag og anbefalinger til den samlede IT – udvikling i Lejerbo.
IT – udvalget har herudover 3 hovedopgaver:
1. Sikre udførelsen af opgaver med tilknytning til bestyrelsesIT, jf. betænkningen af 16. februar 2003.
2. Sætte nye mål for IT i Lejerbo på bestyrelsesområdet.
3. Sikre, at den fornødne økonomi til de planlagte aktiviteter er til stede.
Afgrænsning og kompetence.
IT – udvalget prioriterer beslutninger indenfor de økonomiske rammer om de IT – faciliteter, der relaterer sig til demokratisiden, herunder primært http://www.lejerbo.org/ som IT – udvalget er system ejer af.
Mål og indsatsområde.
Udvalget skal sikre udførelsen af de i betænkningen nævnte punkter.
IT – udvalget skal definere mål på IT – området indenfor de økonomiske rammer, der måtte blive vedtaget af hovedbestyrelsen, således Lejerbo bliver konkurrencedygtige på IT – området f.s.v. angår de redskaber og faciliteter, der stilles til rådighed for bestyrelser og lejere.
Udvalget skal hvert år definere og prioritere områder i http://www.lejerbo.org/ og beslægtede områder, som skal udføres indenfor den økonomi, der måtte være til stede.
Reference.
IT – udvalget er et stående udvalg, der har reference direkte til Lejerbos hovedbestyrelse.
Økonomi.
IT – udvalget er ansvarlig overfor hovedbestyrelsen og anbefaler indsatsområder indenfor den økonomi, der er til rådighed.
IT – udvalget udarbejder hvert år et budget for de samlede udgifter, der hører under udvalgets kompetenceområde. Budgettet forelægges for hovedbestyrelsen i december måned.
Repræsentantskabet.
Eftersom udvalget i sin tid er nedsat af Lejerbos repræsentantskab, skal formanden ved hvert ordinært repræsentantskabsmøde aflægges en kort beretning for udvalgets virke.
Medlemmer.
Udvalget består af 11 medlemmer. Hovedbestyrelsen udpeger formand samt 7 medlemmer. Medlemmerne udpeges primært blandt datterorganisationernes bestyrelsesmedlemmer og behøver ikke at være medlemmer af Hovedbestyrelsen.
Den administrerende direktør udpeger et medlem blandt ledergruppen, som koordinator for udvalget. Herudover er IT – chefen og web – master fødte medlemmer af udvalget.
4 kommentarer:
Det er et godt kommissorium, der her er blevet vedtaget af Lejerbos Hovedbestyrelse.
Det bliver spændende at arbejde i udvalget ud fra det grundlag.
Det ser ud til at være et fornuftig kommissorium med vide rammer. Det bliver spændende arbejde fremover.
John Frimann
blog er det en forkortelse for
beboere i Lejerbo's obligatoriske genmælested
SÅ SKAL VI HAVE SÅDAN EN
Tankevækkende eksperiment.
Som i alle projekter af denne art, er det som altid vigtigt at starte med en grundig analyse af muligheder og problemstillinger samt afstemme forventninger.
For kort at nævne:
• Formål.
• Målgruppe.
• Produkter.
• Service ydelser.
• Positiver.
• Negativer.
• Kompetencer.
• Uddannelse.
• Økonomi.
• Strategi.
• Planlægning.
Formål.
Hvad er målsætningen set fra en bestyrelses synspunkt.
Hvad er målsætningen for administrationen.
Hvilke opgaver vil bestyrelser have brug for. (referater, regnskaber, budget, post)
Hvilke metoder bruges i dag og er løsningerne ens landet over.
Hvor kan vi sparre penge og tid (porto, formularer, klagesager m.m.)
Hvor kan vi automatisere processer.
Og mange flere….
Målgruppe.
Er brugerne (bestyrelserne) klar til denne IT udvikling.
Ser brugerne dette som en fordel, eller har de en negativ indstilling til opgaven.
Har målgruppen udtrykt ønsker om en sådan løsning.
Hvor stor en del af bestyrelserne har udtrykt dette ønske.
Produkter:
Hvilke opgaver skal vi kunne løse.
Hvad skal løsningen indeholde.
Service ydelser:
Hvor får vi hjælp.
Hvordan får vi hjælp.
Hvilken hjælp kan vi forvente.
Hvem skal yde hjælpen, og hvornår.
Positiver.
De helt åbenlyse fordele ved at skabe et netværk afdelingerne imellem.
Sparre millioner på porto til og fra administrationen.
Elektronisk behandling af formularer, klager, ansøgninger m.m.
Bestyrelsers netværk med erfarings udveksling af problemstillinger og projekter.
Negativer.
Vi har allerede set, hvordan VM2 stjæler tid fra andre opgaver i afdelingerne. Hvordan administrationen stadigt ligger flere opgaver ud i afdelingerne, og ydelserne derfor forringes. Skal bestyrelserne nu også pålægges opgaver der før blev løst i administrationen?
Kompetencer.
Hvilke kompetencer skal bestyrelserne have.
Skal/kan det blive et krav at have IT kundskaber for at sidde i en bestyrelse.
Uddannelse.
Hvor får vi den nødvendige uddannelse, og hvor mange timer bruger vi på det?
Økonomi.
Hvis vi laver disse systemer, og ofrer tid og penge på hardware, installation, udvikling af systemer, Internet forbindelser, uddannelse, projektledelse og ikke mindst afsætter ressourcer til bruger kurser og support, har vi så reelt en besparelse ? og hvornår er investeringerne tjent ind ?
Hvem gavner besparelserne, bliver administrations omkostningerne lavere når
Bestyrelserne laver arbejdet ;-)
Strategi.
Hvornår, hvordan og i hvilken form skal systemerne implementeres.
Planlægning.
Hvem står for projektledelsen, og har de kompetencer til et projekt af denne art?
Skal vi (igen) ud at købe kompetence, projektledelse og hosting ydelser?
Dette er kun et udtræk af problemstillinger jeg med min IT projektledelse baggrund glæder mig til at se svar på, og der er utallige flere problemstillinger og målsætninger der skal belyses og afstemmes forventninger til.
Her har jeg slet ikke været omkring de ”bløde” værdier man kunne tænke sig i et sådan projekt eller portal.
Udveksling af erfaringer med konflikt løsninger, Integration, ude arealer, energi besparelse, socialt samvær, ide kataloger, klage sager, byggesager, arrangementer og mange flere.
Alt held og lykke med arbejdet !
Helge Winberg
Teknisk direktør.
Bestyrelses formand.
Organisations bestyrelses formand.
Send en kommentar